Calendrier de conservation

Qu’est-ce qu’un calendrier de conservation?

• Le calendrier de conservation est un des outils utilisés pour appliquer le programme de gestion des documents. Il s'agit de la directive officielle de Concordia qui détermine la période de conservation pour tout type de documents créés ou reçus par l’Université, peu importe son support (électronique ou papier). Tous les employés doivent suivre ces périodes de conservation tel que requis par la Loi sur les archives (L.R.Q., chapitre A-21.1) qui stipule que les organismes publics doivent avoir un calendrier de conservation.
• Le calendrier de conservation est conçu en collaboration avec toutes les unités et est approuvé par le Bureau des affaires juridiques (General Counsel) avant d’être ensuite approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).
• Le calendrier de conservation doit être appliqué au moins une fois par année afin d’éliminer et de conserver les dossiers de façon appropriée selon la période de conservation.
• Veuillez noter que le calendrier de conservation est présentement en cours de révision et nous y ajoutons de nouvelles règles dès qu’elles sont approuvées. Si vous ne trouvez pas la règle de conservation que vous cherchez ou encore si vous avez besoin d’aide dans l’application du calendrier, veuillez communiquer avec l’équipe de gestion documentaire.

Les avantages d’avoir un calendrier de conservation

• Uniformiser les périodes de conservation partout à l’Université;
• Fournir des directives claires à tous les employés en ce qui concerne l’élimination et la conservation des documents;
• Réduire le volume de l’information conservée à l’Université et ainsi en améliorer le repérage;
• Se conformer à la législation existante et aux besoins d’affaires; et
• Réduire les coûts de conservation.

Questions?

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